UIN SUNAN GUNUNG DJATI BANDUNG

E-document, Permudah Pencarian Data

[www.uinsgd.ac.id] Untuk mewujudkan tata kelola yang baik, kementerian agama RI merealisasikan program yang mengikuti perkembangan zaman. Di pemerintahan saat ini sudah merealisasikan program egovernment, oleh karena itu kementerian agama melalui Pusat Informasi dan Hubungan Masyarakat (PINMAS) merealisa sikan program e-dokumen.

“Realisasi e-document adalah untuk mempermudah hubungan antarlembaga di Kementerian Agama yang berkaitan dengan kepentingan dokumen. Saat ini sangat terasa dibutuhkan, apalagi berkaitan dengan dokumen-dokumen yang tidak bisa ditemukan secara umum melalui google,”ujar Rosidin, staf PINMAS saat memberikan pengarahan terhadap peserta sosialisasi e-dokumen yang diikuti oleh lima puluh staf pelaksana documen dari tingkat Al-Jamiah, Fakultas sampai Pascsarjana yang didampingi oleh Drs. H. Ano Sutrisno, Kepala Biro Administrasi Akademik Kemahasiswaan di ruang Sidang Al-Jamiah, gedung Rektorat lantai II, Jum’at (11/05) pukul 10.00 WIB.

E-documen dapat mempermudah perncarian dokumen secara internal di kemenag, namun hal ini diserahkan pengembangannya ke saudara-saudara, kami hanya memfasilitasi saja, mau digunakan atau tidak itu diserahkan kepada bapak dan Ibu, misinya hanya satu, yaitu mempermudah pencarian referensi di lingkungan kemenag,”lanjutnya.

“Kami berharap dengan adanya e-documen untuk keperluan kita sendiri dan masyarakat,”harapnya.

Menurutnya, ada tiga jenis file yang bisa disediakan dalam e-document kemenag melalui alamat http://e-documen.kemenag.go.id, yaitu file pribadi, bisa berupa karya tulis, file terbatas ataupun file publik. “File pribadi dan file terbatas hanya bisa diakses oleh user yang memiliki akun, sementara file publik dapat diakses oleh siapa saja,”jelasnya.

“Kontribusi Bapak dan Ibu merupakan bagian dari pengembangan e-documen, tanpa adanya kontribusi dari Bapak dan Ibu, maka e-documen akan berjalan di tempat. Tentu saja program ini tidak hanya cukup sampai disini, agar e-documen bisa jadi sarana dan referensi bagi kita semua, maka kita harus berkontribusi bersama-sama,”pungkas Rosidin.

Ia menjelaskan e-dokumen Kementerian Agama merupakan media yang digunakan sebagai sarana bagi Pegawai Negeri Sipil (PNS) Kementerian Agama Republik Indonesia untuk menyimpan dokumen secara online. “Jadi keanggotaan di e-dokumen ini khusus untuk PNS di kalangan Kemenag RI” tegasnya

Selain memaparkan e-dokumen dan membagikan Panduan dan Penerapan Aplikasi e-doukumen Kementerian Agama. Pada sesi terakhir diperaktikan cara mengisi e-dukumen yang terlebih dahulu harus menjadi anggota.

Untuk hak akses pengguna dalam sistem e-dokumen dibedakan menjadi empat tingkatan; Pertama, Administrator yaitu orang yang diberi kepercayaan untuk menglola sisitem secara keseluruhan dan memiliki hak akses paling tinggi dalam sisitem e-dokumen. Seorang administrator selain memiliki akses terhadap seluruh dokumen yang disimpan dalam sistem oleh semua anggota, juga memiliki hak untuk menghapus file atau dokumen yang mengandung unsur SARA atau pornografi. Kedua, Moderator, merupakan orang yang dipilih dari anggota yang dipercaya untuk membantu mengelola sisitem yang bertugas antara lain melakukan seleksi terhadap dokumen yang diupload peserta, serta memberikan laporan kepada administrator terkait dengan keamanan sistem dan etika antar anggota. Ketiga, Angota merupakan pengguna yang telah mendaftarkan diri serta mendapatkan persetujuan menjadi anggota untuk menggunakan sisitem sebagai media penyimpan file atau dokumen. Keempat, Pengguna Umum adalah pengguna umum yang dapat mengakses aplikasi e-dokumen.

“Perwakilan dari Puskom ditunjuk Kepala Biro A2K menjadi moderator e-dokumen untuk kalangan UIN SGD Bandung” pungkasnya.***[Dudi, Ibn Ghifarie]