UINSGD.AC.ID (Humas) — Pengelolaan jurnal ilmiah bukan sekadar menerima artikel, mencari reviewer, kemudian menerbitkannya. Di balik setiap artikel yang terbit, terdapat proses editorial yang melibatkan pembagian kewenangan, pengendalian mutu, komunikasi, dokumentasi, dan pengambilan keputusan secara bertanggung jawab.
Dalam pengelolaan jurnal berbasis Open Journal Systems (OJS) 3.x.x, setidaknya terdapat lima peran utama yang harus bekerja secara terkoordinasi, yaitu Editor in Chief, Managing Editor, Editor, Reviewer, dan Penulis. Setiap peran mempunyai mandat yang berbeda, tetapi seluruhnya bertemu pada satu tujuan: memastikan artikel yang diterbitkan telah melewati proses editorial yang transparan, terdokumentasi, dan memenuhi standar ilmiah.
Editor in Chief: Menjaga Arah Ilmiah Jurnal
Editor in Chief bertanggung jawab menjaga arah ilmiah, ruang lingkup, standar mutu, independensi editorial, dan kebijakan strategis jurnal. Peran ini juga mencakup penanganan kasus sensitif, seperti konflik kepentingan, dugaan pelanggaran etika publikasi, dan persoalan yang dapat memengaruhi kredibilitas jurnal.
Namun, Editor in Chief bukanlah orang yang harus mengerjakan seluruh proses teknis di dalam OJS seorang diri. Pengelolaan yang terlalu terpusat justru dapat menimbulkan keterlambatan dan ketergantungan pada satu orang. Karena itu, Editor in Chief perlu memastikan bahwa kewenangan operasional dan editorial dibagikan secara jelas kepada anggota tim.
Managing Editor: Memastikan Operasional Berjalan
Managing Editor bertugas memastikan kegiatan operasional jurnal berjalan secara teratur. Perannya menjadi penghubung antara kebijakan editorial dan pekerjaan teknis sehari-hari.
Tugas Managing Editor antara lain:
– memantau naskah yang masuk;
– mengatur akun dan penugasan;
– mengawasi tenggat waktu;
– menindaklanjuti proses review;
– mengawal copyediting dan production; serta
– menyiapkan issue penerbitan.
Managing Editor bukan penentu tunggal kelayakan ilmiah artikel. Fokus utamanya adalah memastikan setiap naskah bergerak sesuai alur, tidak tertahan tanpa alasan, dan mempunyai dokumentasi yang lengkap.
Editor: Menjadi Pemilik Proses Editorial Naskah
Editor merupakan pemilik proses editorial untuk setiap naskah yang ditugaskan kepadanya. Editor harus memastikan bahwa naskah diproses sejak tahap pemeriksaan awal hingga keputusan editorial.
Tugas Editor meliputi:
– melakukan desk screening;
– memeriksa kesesuaian naskah dengan ruang lingkup jurnal;
– menentukan kelayakan awal;
– memilih reviewer yang sesuai;
– memantau proses peer review;
– membaca dan mempertimbangkan hasil review; serta
– menyusun dan merekam keputusan editorial.
Setiap naskah harus mempunyai editor yang jelas. Naskah yang masuk ke OJS tanpa penugasan berpotensi tertahan karena tidak ada pihak yang bertanggung jawab mengendalikan prosesnya.
Reviewer: Memberikan Penilaian Ilmiah secara Independen
Reviewer bertugas menilai mutu ilmiah naskah secara objektif dan independen. Penilaian reviewer terutama mencakup:
– kebaruan penelitian;
– ketepatan metode;
– kekuatan dan kecukupan data;
– koherensi argumentasi;
– relevansi referensi; serta
– kontribusi penelitian terhadap bidang keilmuan.
Komentar reviewer harus jelas, profesional, dan dapat ditindaklanjuti oleh penulis. Reviewer memberikan rekomendasi berdasarkan hasil penilaiannya, tetapi keputusan akhir tetap menjadi kewenangan editor.
Reviewer juga wajib menjaga kerahasiaan naskah, menghindari konflik kepentingan, tidak menggunakan materi yang belum diterbitkan, dan menyelesaikan penilaian sesuai tenggat yang telah disepakati.
Penulis: Bertanggung Jawab sejak Submission hingga Publikasi
Penulis bukan sekadar pihak yang mengirimkan naskah. Penulis bertanggung jawab terhadap kualitas, keaslian, dan kelengkapan artikel sejak tahap submission sampai artikel diterbitkan.
Tanggung jawab penulis mencakup:
– mengirimkan naskah yang lengkap dan orisinal;
– melengkapi metadata secara benar;
– memastikan identitas dan afiliasi seluruh penulis akurat;
– menjawab komentar reviewer;
– mengunggah naskah hasil revisi;
– memeriksa proof; serta
– menyetujui versi akhir sebelum publikasi.
Penulis juga harus memastikan bahwa setiap perubahan pada naskah telah dijelaskan melalui dokumen tanggapan terhadap reviewer. Respons yang sistematis akan membantu editor menilai apakah seluruh catatan reviewer telah ditindaklanjuti.
Empat Tahap Utama dalam OJS 3.x.x
Dalam OJS 3.x.x, sebuah naskah melewati empat tahap utama, yaitu Submission, Review, Copyediting, dan Production. Setiap perpindahan tahap harus disertai tiga unsur penting: file yang benar, keputusan yang jelas, dan komunikasi yang tercatat.
1. Submission
Pada tahap Submission, editor melakukan pengendalian mutu awal. Pemeriksaan meliputi:
– kesesuaian dengan ruang lingkup jurnal;
– kelengkapan naskah;
– ketepatan metadata;
– identitas penulis;
– anonimisasi file;
– hasil pemeriksaan kemiripan;
– kelengkapan dokumen pendukung; dan
– kepatuhan terhadap template jurnal.
Berdasarkan pemeriksaan tersebut, editor menentukan apakah naskah ditolak pada tahap awal atau dilanjutkan ke proses peer review. Keputusan awal harus disertai alasan yang jelas dan disampaikan melalui OJS.
2. Review
Pada tahap Review, editor memilih reviewer berdasarkan kompetensi dan relevansi keilmuan. Editor kemudian mengirimkan undangan, menetapkan tenggat, memantau respons, membaca hasil review, dan merekam keputusan editorial.
Keputusan pada tahap ini dapat berupa:
– Accept Submission;
– Revisions Required;
– Resubmit for Review; atau
– Decline Submission.
Keputusan tidak boleh hanya disampaikan melalui aplikasi pesan pribadi. Seluruh keputusan dan komunikasi penting harus dicatat dalam OJS agar tersedia jejak proses yang dapat dipertanggungjawabkan.
3. Copyediting
Setelah naskah diterima, proses editorial belum selesai. Pada tahap Copyediting, naskah diperiksa dari aspek bahasa, konsistensi istilah, struktur artikel, gaya sitasi, daftar pustaka, tabel, gambar, dan kesesuaian format.
Copyediting tidak dimaksudkan untuk mengubah substansi penelitian secara sepihak. Jika ditemukan perubahan yang memengaruhi makna atau hasil penelitian, editor atau copyeditor harus berkomunikasi dengan penulis.
4. Production
Pada tahap Production, file final disiapkan dalam bentuk galley, seperti PDF atau HTML. Metadata artikel kembali diperiksa sebelum artikel dijadwalkan pada suatu issue.
Penulis perlu memperoleh kesempatan untuk memeriksa proof. Artikel tidak seharusnya diterbitkan sebelum judul, nama penulis, afiliasi, abstrak, kata kunci, tabel, gambar, sitasi, dan elemen penting lainnya dinyatakan benar.
Kesalahan yang Sering Terjadi
Sejumlah persoalan dalam pengelolaan jurnal sebenarnya bukan disebabkan oleh keterbatasan OJS, melainkan oleh ketidakjelasan pembagian tugas dan lemahnya dokumentasi. Kesalahan yang sering ditemukan antara lain:
– satu akun digunakan bersama oleh beberapa orang;
– naskah tidak pernah ditugaskan kepada editor;
– keputusan hanya disampaikan melalui WhatsApp;
– versi file tidak diberi identitas yang jelas;
– reviewer terlambat tanpa diingatkan atau diganti;
– metadata baru diperiksa setelah artikel terbit; dan
– artikel diterbitkan tanpa pemeriksaan proof final.
OJS seharusnya menjadi pusat dokumentasi proses editorial. Komunikasi melalui email atau aplikasi pesan dapat digunakan sebagai pendukung, tetapi keputusan, file, dan riwayat proses tetap perlu direkam di dalam sistem.
Pentingnya Pengendalian Mingguan
Tim pengelola jurnal perlu melakukan pemeriksaan secara berkala. Setidaknya sekali dalam satu minggu, beberapa pertanyaan berikut harus dijawab:
– Berapa naskah baru yang belum ditugaskan?
– Naskah mana yang telah melewati tenggat review?
– Reviewer mana yang perlu diingatkan atau diganti?
– Naskah yang telah diterima mana yang masih tertahan?
– Berapa artikel yang masih dibutuhkan untuk issue berikutnya?
Pengelola jurnal tidak seharusnya menunggu penulis menanyakan perkembangan naskah. Pemantauan secara proaktif dapat mencegah keterlambatan dan penumpukan pekerjaan pada satu tahap.
Membangun Workflow yang Dapat Dipertanggungjawabkan
Kualitas pengelolaan jurnal tidak ditentukan semata-mata oleh banyaknya orang yang tercantum dalam struktur tim. Hal yang lebih penting adalah kejelasan pembagian kewenangan dan konsistensi pelaksanaan tugas.
Setiap naskah setidaknya harus mempunyai:
– pemilik proses;
– tenggat waktu;
– versi file yang jelas;
– keputusan yang tercatat; dan
– jejak komunikasi yang utuh.
Dengan pembagian kerja yang tepat, OJS tidak hanya berfungsi sebagai tempat mengunggah dan menerbitkan artikel, tetapi juga sebagai sistem yang merekam keseluruhan proses editorial. Pada akhirnya, mutu jurnal lahir dari keputusan ilmiah yang dapat dipertanggungjawabkan serta proses yang transparan dan terdokumentasi.
Satu naskah, lima peran, dan satu workflow yang dapat dipertanggungjawabkan.
Materi lengkap dapat diakses melalui:
https://doi.org/10.5281/zenodo.21910914
—
Busro, dosen UIN Sunan Gunung Djati Bandung serta aktif sebagai editor dan reviewer sejumlah jurnal ilmiah nasional dan internasional. Bidang aktivitas akademiknya mencakup studi agama, pengelolaan jurnal ilmiah, publikasi akademik, dan pengembangan tata kelola editorial.
